Business Tampere -sivustokokonaisuuden palveluiden tarjouskilpailuun liittyvät lisätiedot

Businesstampere.com tarjouskilpailuun liittyvät lisätiedot

1. Täytyykö olla näyttöjä nimenomaan julkiselle sektorille tehdyistä vastaavanlaisista toimeksiannoista vai hyväksyttekö näytöt yksityisen sektorin ja koulutusorganisaatioiden puolelta?

Näyttöjen ei tarvitse olla julkiselta puolelta.

2. Kuinka paljon ihmisiä tulee työpajoihin maksimissaan?

Työpajojen koko voi vaihdella suuresti. Yrityspalvelujen osalta yhteen työpajaan odotetaan pääasiallisesti noin 8-10 henkilöä. Talent Tampere -työpajoissa voi olla 10-30 osallistujaa.

3. Tarjouspyynnön kohdassa 2.1. Sanotaan, että “uudistuksen tarkoituksena on yhdenmukaistaa tarjouksen kohteena olevia alasivustoja uuden brändin mukaisiksi. Tarjoaja voi halutessaan sisällyttää suunnitteluprosessiin ehdotuksia myös visuaalisesta ilmeestä.“ Onko tilaajalla jo olemassa valmista brändi- tai visuaalista ohjeistusta?

Business Tampereella on valmiina brändi, mikä on businesstampere.com-sivuston etusivun mukainen. Kuitenkin palveluntarjoajilla on mahdollista tehdä ehdotus muille alasivustoille, jossa hyödynnetään Business Tampereen brändin mukaisia värimäärittelyjä ja muita valmiita elementtejä. Tämän lisäksi on mahdollista suunnitella myös muita sivustoja hyödyttäviä visuaalisia ratkaisuja.

4. Voiko visuaalisen toteutusehdotuksen laittaa optioksi tarjouksen mukaan (ei sis. 35 000 hintaan)

Toteutusehdotuksen voi laittaa myös optiona mukaan samaan tarjoukseen. Business Tampere pidättää kuitenkin oikeuden kilpailuttaa tähän liittyvä mahdollinen hankinta uudelleen, jossa huomioidaan myös tässä tarjouskilpailussa jätetyt ehdotukset.

5. Koska arvioitte, että hankintapäätös on tehty? Jos ensimmäisen osakokonaisuuden tulee olla valmis 30.11. mennessä, on hankinnan aikataulu oleellinen tieto projektisuunnitelmaa laadittaessa.

Hankintapäätös pyritään tekemään 31.10.2017 mennessä. Päätös lähetetään tiedoksi saman viikon aikana.

6. Tuleeko työpajojen sisältö/agenda tilaajalta vai saako toimittaja vapaasti suunnitella ne?

Palveluntarjoajalla on pääosin vapaat kädet työpajojen suunnittelussa menetelmien osalta. Yrityspalvelutoimijoiden osalta työpajoihin on jo valmiita aihoita työstettäväksi. Työpajat toteutetaan kaiken kaikkiaan yhteistyössä Business Tampereen kanssa.

7. Näkemyksemme mukaan, työpajoihin on helpompi saada osallistujia ja asioihin päästään pintaa syvemmälle, mikäli työpajojen kesto on n. puoli päivää. Onko mahdollista järjestää lukumäärällisesti vähemmän pidempikestoisia työpajoja?

Työpajojen lukumäärä on määräytynyt yhteistyökumppanitahojen (toimiala) mukaan tarjouskilpailuun. Työpajojen organisoimisesta voidaan vielä neuvotella yhteistyössä valitun palveluntarjoajan kanssa ja etsiä sopivin toteutustapa.

8. Tuleeko 3. Osasta antaa ainoastaan hinta ennakkoon työlle per/A4-liuska ja tuleeko kaiken sisällöntuotannon sisältyä hankinnan kokonaishintaan? Mikäli sisältöjen määrää ei ole määritelty, ja muut kilpailutukset ja hankinnan osakokonaisuudet voivat vaikuttaa sisältöjen määrään, millä tavoin toimittajan tulee arvioida sisältöuudistuksen kokonaishinta?

Kolmannesta osasta on pyydetty tarjouskilpailun vertailua varten hinta per/A4-liuska. Työn tulee sisältyä tarjouspyynnössä määriteltyyn kokonaishintaan. Kolmannen osan työhön vaikuttaa muun muassa se, miten tarjouskilpailun ensimmäisen osan suunnitelma muodostuu, ja näin ollen emme voi ennakkoon määrittää työn määrää. Palveluntarjoajan tulee arvioida oman hinnastonsa mukaisesti työn hinta per/A4-liuska, mikä on myös vertailuperustelu kyseisessä kohdassa.

9. Onko oikein ymmärretty, että hankinta ei sisällä teknistä toteutusta lainkaan?

Tämä hankinta ei sisällä teknisiä toteutuksia, vaan ne toteutetaan erillisinä toimenpiteinään suunnitelmien ja työpajojen tulosten perusteella.

10. Kokemuksemme mukaan, suunnittelutyö liukuu toteutukseen kitkattomammin, kun on tiedossa mille alustalle se tulee. Mikä tekninen alusta Business Tampereella on käytössä ja mitä tarjouspyynnössä mainitut tekniset rajoitteet ovat?/Mikä on sivustoissa käytetty julkaisujärjestelmä ja muut mahdolliset huomioitavat teknologiat?/ Ovatko sivustot omia erillisiä teknisiä toteutuksiaan (esimerkki: jos sama sisältö on kahdella sivustolla, se on myös julkaistu kahteen kertaan kahden eri julkaisujärjestelmän kautta)?

Business Tampereen sivustokokonaisuus on Flocklerin alustalla. Sivustot ovat erillisiä toteutuksia ja niillä on omat domaininsa. Muut yksityiskohdat tarkennetaan sopimusneuvottelujen yhteydessä.

11. Onko uutiskirjeteknologia jo olemassa vai pitääkö se valita osana prosessia?

Uutiskirjeteknologia on jo olemassa, mutta tilalle voi myös ehdottaa vaihtoehtoja. Käytämme tällä hetkellä uutiskirjejakelussa Flocklerin alustaa ja Mailchimpiä.

12. Voiko tarjous koskea vain jotakin / joitakin osakokonaisuuksia vai tuleeko saman palveluntarjoajan toimittaa tarjous kaikista osakokonaisuuksista 1-4?

Tarjous tulee jättää kokonaisuuteen, mutta hankinnassa voi käyttää alihankintaa. Sopimus tehdään yhden palveluntarjoajan kanssa.

13. Mikä on oletettu projektin aloituspäivämäärä?

Projektin oletettu aloituspäivämäärä on mahdollisimman pian tuon 31.10. jälkeen. Aloituspäivämäärä riippuu valitun palveluntarjoajan aikatauluista eli siitä, miten nopeasti voidaan järjestää ensimmäinen tapaaminen ja sopimuskeskustelut.

14. Liittyykö projektiin muita toimittajia ja jos, mitä?

Projektiin liittyy valmiiksi Flockler, joka on teknisen alustan palveluntarjoaja. Business Tampere on juuri kilpailuttanut myös rahoituspalveluihin liittyviä palvelukokonaisuuksia, joista yksi on PDGE:n toteuttama rahoituksen pikatesti ja rahoitukseen liittyvien kysymysten selventäminen yritystampere.fi-sivustolla. Näiden lisäksi Business Tampere tekee parhaillaan myös muita erilaisia kehitystöitä liittyen palvelujen uudistamiseen ja digitaalisten mahdollisuuksien hyödyntämiseen. Tämä tilattava projekti ulottuu ajallisesti myös niin pitkälle, että myös muiden palveluntarjoajien mukaantulo on mahdollinen.

15. Millainen projektiorganisaatio on Business Tampereen ja sen kumppaneiden puolelta hankkeessa?

Business Tampere ohjaa työtä. Projektin vastuutahot ovat Kati Velling ja Mari Taverne. Lisäksi mukana on Business Tampereen viestintä ja markkinointi niiltä osin kuin on tarpeellista sekä substanssikysymyksissä kyseinen vastuuhenkilö. Business Tampere on myös yhdystahona teknisen alustan toimittajaan Flockleriin sekä muihin mahdollisiin palveluntarjoajiin, jotka toimivat Business Tampereen lukuun. Kumppaneiden osalta kyseessä on erilaiset yhteistyöverkostot.

16. Ketkä ja kuinka monta osallistuu verkkosivusisältöjen sisältötuotantoon, kun uusitut verkkosivut ovat käytössä? Onko nämä sisällöntuottajat jo valittu?

Business Tampere on pääasiallinen sisällöntuottaja. Business Tampere on kuitenkin avannut Business Tampere Magazine osuuden jo nyt muiden yrityspalvelutoimijoiden ja keskeisten kumppaneiden saataville (noin 10-15 kpl). Lisäksi Talent Tampere –osuutta on tämän kilpailutuksen myöstä tarkoitus avata yhteiselle sisällöntuotannolle. Määrää on vaikea arvioida tällä hetkellä ja sisällöntuottajat tulevat olemaan tahoja jo olemassa olevasta kumppaniverkostosta. Tarkoituksena on osallistaa kumppaniverkostot mukaan työhön. Ostopalveluja ei ole suunniteltu käytettäväksi tähän työhön tällä hetkellä.

17. Millaista dokumentointia projektien eri osa-alueiden osalta edellytetään?

Ensimmäisen ja toisen kokonaisuuden osalta dokumentointi käsittää tarjouspyynnössä määritellyt seikat sivuston uudistamiseksi ja palvelumuotoilutyöpajojen raportoinniksi sekä laskutuksen yhteyteen kirjatut toimenpiteet, työaika ja tekijät. Kolmas ja neljäs kokonaisuus raportoidaan laskutuksen yhteydessä toimenpiteiden, työajan ja tekijöiden osalta. Lisäksi koko projektin lopullisen dokumentaation sisältö ja muut yksityiskohtaisemmat seikat tarkennetaan sopimusneuvottelujen yhteydessä yhteistyössä valitun palveluntarjoajan kanssa.

18. Millainen on projektin ohjaustapa?

Projektia ohjataan Business Tampereessa sopimusneuvotteluissa tarkennetun mukaisesti. Projektin osuudet jaetaan laskutusperusteisesti yhteistyössä valitun palveluntarjoajan kanssa. Business Tampere hyväksyy laskut sovittujen toimenpiteiden tarjouksen ja sopimuksen mukaisen suorittamisen jälkeen.

19. Missä vaiheessa valittu toimittaja saa tiedot projektiin osallistettavista asiakkaista käyttäjälähtöisyyden varmistamiseksi ja saa olla heihin yhteydessä?

Ensimmäisen tapaamisen eli sopimusneuvottelujen yhteydessä.

20. Kuka koordinoi työtä sisällönsyöttäjien ja teknisen toimittajan kanssa?

Business Tampere.

21. Onko mahdollisille digitaalisten lisäpalikoiden käyttöönottoon varattu erillinen budjetti?

Digitaalisten ratkaisujen osalta Business Tampereella on erillinen budjetti.

22. Saako tarjouksessa esittää vaihtoehtoista/limittäistä järjestystä/aikataulua osa-alueiden toteuttamiseksi?

Tarjoajan on mahdollista esittää vaihtoehtoista ratkaisua.

Questions in English

1. In Chapter 5 of your call: Bidder’s “information about how the employees’ occupational health services (as required by law) have been arranged, i.e. the name of the health service provider.”

  • In general, Osuuskunta practitioners take public health care services as their occupational health services, i.e. Kela related health service. Is this eligible for your requirements?
  • Toiminimi, one-person self-employed practitioners, in general, take Kela related public health care service as their occupational health services. Is this eligible?

The information of the occupational health services should be mentioned in the offer. The Kela and public health care services are eligible.

2. In Chapter 2.1 in your call: “The service provider shall begin working on the first part of the project immediately after contract negotiations. The work can be ongoing while the first service design workshops take place. However, the work shall be completed by November 30, 2017, at the latest.”

  • When the bid competition result will be available, i.e. when the selected service provider will know they could work on the project?
  • Which part of the work shall be completed by November 30,2017? Do you mean the whole project described under chapter 2.1? The schedule looks a bit too tight.

The final decision will be made the 31th of October at the latest and all the bidders will be informed by email. The timing of the work shall be confirmed in the contract negotiations with the service provider. The first work package should be finalised before the end of November.

3. In Chapter 2.1, under “Contents specified”, it is written “(Possible proposals for visual design)”.

  • Does that mean not necessary to quote or calculate workload for the visual design work in the bid?

The visual design is not necessary to include to the offer but it is possible to include.

4. In Chapter 2.3 and 2.4, contents updating copywriting tasks pricing

  • if the copywriting tasks are to be outsourced, should the tasks cost estimation be included as part of the bid’s overall cost?
  • Should the bidder or Business Tampere define copywriting subcontractor(s)?

The copywriting should be included in the pricing. The price/A4 should be included in the offer. The bidder has to define the copywriting subcontractor in the offer.

5. In Chapter 3, “The cost of service design workshops shall be listed per workshop.”

  • How many participants might attend each of the service design workshops?
  • Do you have workshop venue requirements in particular?

There are participants between 5 to 30 / workshop. The venue should be in the city centre or other easily accessible places in the city area. Normal meeting equipment is required depending on the facilitator's needs.